Opiskeluhuollon rekisterit ja kertomukset

Yksilöllisen opiskeluhuollon järjestämiseen liittyvistä henkilörekistereistä ja opiskeluhuollon kertomuksista säädetään oppilas- ja opiskelijahuoltolain 21. pykälässä. Koulutuksen järjestäjän vastuulla olevien opiskeluhuoltorekisterin ja opiskeluhuollon kertomusten lisäksi yksilöllisen opiskeluhuollon toteutuksessa käytetään myös terveydenhuollon ja sosiaalitoimen rekistereitä ja asiakirjoja. Sähköisten rekistereiden ja kertomusten on oltava teknisesti sellaisia, että tietojen kirjaamisesta ja lukemisesta jää loki-merkintä.  Opiskelijalla ja alaikäisen opiskelijan huoltajalla on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on rekistereihin ja kertomuksiin merkitty ja ketkä ovat hänen tietojaan käyneet lukemassa. Tietojen luovuttajan on varmistuttava siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti.

 

 

 

 

 

Opiskeluhuoltorekisteri
  • Koulutuksen järjestäjä ylläpitää rekisterinpitäjänä monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteriä.
  • Rekisteriin tallennetaan oppilaitoksen toteuttamassa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.
  • Rekisterinpitäjän on nimettävä rekisterille vastuuhenkilö, joka määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet rekisteriin.

 

 

 

Opiskeluhuollon kertomukset

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kirjataan opiskeluhuollon kertomuksiin seuraavasti:

  • Opiskeluterveydenhuollon henkilöstö sekä muut opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset potilaskertomukseen ja muihin tarpeellisiin terveydenhuollon potilasasiakirjoihin.
  • Kuraattorit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen
  • Opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta. Ryhmän jäsenten toteuttaessa jo suunniteltuja ja sovittuja yksilöllisiä opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen.

Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi ja siihen kirjataan seuraavat opiskelijaa koskevat tiedot:

  • nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
  • Asian aihe ja vireille panija
  • Opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet
  • Tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
  • Toteutetut toimenpiteet
  • Kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa.

Mikäli sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu